Referenz #30: Einheitliche Hardware für die Caritas Gesundheit Berlin

Die Caritas Gesundheit Berlin gGmbH ist ein bedeutender Gesundheitsversorger in der Region Berlin/Brandenburg. Das Unternehmen treibt aktuell ein umfassendes Modernisierungsprojekt voran, das voll auf Standardisierung setzt. Gemeinsam mit der s.i.g. mbH wurde deshalb unter anderem die Beschaffung und Installation von PC- und Notebook-Arbeitsplätzen komplett neu organisiert.

Mit ihren Krankenhäusern in den Berliner Stadtteilen Pankow, Reinickendorf, Charlottenburg sowie in Brandenburg an der Havel ist die Caritas Gesundheit Berlin gGmbH seit vielen Jahren ein fester Bestandteil der Gesundheitsversorgung in Berlin und Brandenburg. Darüber hinaus betreibt das Unternehmen medizinische Versorgungszentren mit diversen Praxen, Hospize und Altenpflegeeinrichtungen in der Region. Das zentrale Anliegen aller Einrichtungen besteht darin, eine umfassende, qualitativ hochwertige medizinische Betreuung zu gewährleisten, bei der stets das Wohlergehen der Patientinnen und Patienten im Mittelpunkt steht.

In der Vergangenheit unterhielt jede der vier Kliniken eine eigene IT-Abteilung und eigenständige Rechenzentren. Entsprechend unterschiedlich waren die eingesetzten Hardware-Komponenten wie PCs, Notebooks oder Peripheriegeräte an den Arbeitsplätzen. Aus diesem Grund sollten Technik, Service und Betrieb stärker vereinheitlicht werden, weswegen im Sommer 2024 die Ausschreibung eines mehrjährigen Rahmenvertrags beschlossen wurde. Dieser regelt die Lieferung und Installation von IT-Arbeitsplatz-Hardware und ermöglicht standardisierte Beschaffungsprozesse. Neben der Standardisierung war ein weiteres zentrales Anliegen, flexible Finanzierungsmodelle zu schaffen, um auf unterschiedliche Budget- und Fördermittelsituationen reagieren zu können. Außerdem sollte eine einheitliche Software-Verwaltung und -Auslieferung im Vordergrund stehen, damit die Support-Abteilungen zukünftig weniger Aufwand beim Betrieb der Systeme haben. Des Weiteren galt es, ein Webshop-System für Nachbestellungen von Hardware bereitzustellen und den Rollout vor Ort zu begleiten. Nach der Erstellung eines detaillierten Leistungsverzeichnisses erfolgte schließlich die europaweite Ausschreibung, bei der mehrere Anbieter ihre Konzepte einreichten. Den Zuschlag erhielt die s.i.g. mbH aus Neu-Ulm, die den Anforderungen der Caritas Gesundheit Berlin hinsichtlich Preis, Service und Skalierbarkeit am besten entsprach.

Markus Würfel-Sprung, der die operative Leitung des Projekts auf Seiten der Caritas Gesundheit Berlin innehat, betont, wie groß der Handlungsbedarf in puncto Hardware-Standardisierung gewesen sei: „Zuvor hatte jedes Haus eigene Rechnerkonfigurationen und sogar unterschiedliche Betriebssystemstände. Um diesem Wildwuchs Einhalt zu gebieten, haben wir gemeinsam mit s.i.g. ein einheitliches Vorgehen konzipiert: Der Rollout neuer PCs oder Notebooks sollte in jeder Einrichtung nach demselben Schema erfolgen, von der Image-Aufspielung über die Inventarisierung bis zur Auslieferung an den Arbeitsplatz.“
In enger Abstimmung mit den IT-Fachbereichen der Caritas Gesundheit erarbeitete die s.i.g. dafür zunächst ein Profil der benötigten Hardware. Bereits aus der Ausschreibung war hier klar, dass sowohl bei PCs als auch bei Notebooks zwei Ausstattungsstufen verfügbar sein müssen. Dazu kommen standardisierte Peripheriegeräte wie Dockingstationen (bei Notebooks), Monitore, Tastaturen, Mäuse, Headsets und Webcams. Jede Konfiguration sollte ausreichend USB-, HDMI- und DisplayPort-Anschlüsse aufweisen, um aktuelle wie künftige Anforderungen abzudecken.

Schon vor dem eigentlichen Rollout richtete die s.i.g. außerdem einen Webshop ein, der ausschließlich den berechtigten Mitarbeitenden der Caritas Gesundheit zur Verfügung steht. Dort sind alle definierten Konfigurationen abrufbar. Die Besteller können per Mausklick auswählen, ob sie beispielsweise ein Notebook der Leistungsklasse 1 mit zusätzlichem Monitor oder einen PC der Leistungsklasse 2 benötigen. Gleichzeitig werden Bestelldaten wie Lieferadresse, Rechnungsinformationen und interne Projektnummern automatisiert übermittelt. Tolgahan Keles, Key Account Manager der s.i.g. hierzu: „Die Abläufe sind mit dem internen Service-Desk verzahnt, sodass Beschaffungs- und Abrechnungsprozesse deutlich transparenter und effizienter geworden sind. So kann auch nach dem initialen Rollout zusätzliche bzw. Ersatz-Hardware unkompliziert, schnell und einheitlich geordert werden.“ Damit entfällt das bisherige Nebeneinander mehrerer Images aus verschiedenen Kliniken, was dem IT-Support viel Kopfzerbrechen erspart. Noch während der Vorbereitungen erfolgte zudem die Entwicklung eines einheitlichen Basis-Images, das bei s.i.g. bereits in Neu-Ulm auf die Geräte aufgespielt wird.

Erste praktische Erfahrungen mit der neuen Hardware und IT-Philosophie sammelten die Beteiligten in der Caritas-Klinik St. Anna in Berlin-Charlottenburg. Dieser Standort diente als Pilot für den Rollout. Zunächst wurde eine kleinere Anzahl von PCs und Notebooks bereitgestellt und getestet, um noch offene Fragen bei Druckerkonfigurationen, Outlook-Einstellungen oder dem Umgang mit Fachanwendungen zu klären. In enger Zusammenarbeit mit den Anwenderinnen und Anwender vor Ort ließ sich so etwa ein fundiertes Abnahmeprotokoll für die Arbeitsplätze entwickeln, das später in allen Einrichtungen zum Einsatz kommen soll. Nach erfolgreicher Abnahme der Testphase wurde das Rollout-Konzept für die größeren Häuser verfeinert.

Im nächsten Schritt starten nun die Rollouts an den weiteren Standorten in Berlin und Brandenburg. Die s.i.g. bereitet die Hardware jeweils vor und schickt sie an die jeweiligen Kliniken. Dort werden die neuen Arbeitsplätze aufgebaut und in Betrieb genommen. Die Anwenderinnen und Anwender erhalten eine Einweisung, prüfen die Funktionalität und bestätigen per Abnahmeprotokoll, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Etwaige Anpassungsbedarfe werden erfasst und können dank regelmäßiger Statusrunden zeitnah umgesetzt werden. Nach der Umstellung bleibt ein Pool von Ersatzgeräten vorrätig, um bei Defekten eine schnelle Reaktion zu ermöglichen.

Markus Würfel-Sprung sieht in diesen Veränderungen einen klaren Gewinn für die Pflegekräfte, Ärztinnen und Ärzte Verwaltungsmitarbeitenden: „Da alle Kliniken nun Schritt für Schritt auf einheitliche Arbeitsplätze, zentrale Software-Bereitstellung und zuverlässige Supportprozesse umstellen, sinkt die Komplexität erheblich. Gleichzeitig gewinnen die Anwenderinnen und Anwender an Benutzerfreundlichkeit und Stabilität. Ein defektes Gerät kann schnell ausgetauscht werden, die Wiederinbetriebnahme mit VDI und vordefinierten Apps erfolgt nahezu ohne Zeitverlust. Das macht nicht nur uns in der IT, sondern allen Beschäftigten das Leben leichter.“

Das Projekt zeigt deutlich, wie sich durch klare Strukturen und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem IT-Dienstleister s.i.g. und der Krankenhaus-IT eine heterogene Landschaft harmonisieren lassen. Für die Caritas Gesundheit Berlin ist dies ein wichtiger Meilenstein in der Digitalisierung medizinischer und administrativer Prozesse. Neben dem verbesserten Anwendererlebnis und der höheren Betriebssicherheit wird langfristig auch die Effizienz gesteigert, da weniger personelle Ressourcen für das Management einer komplexen, uneinheitlichen IT-Umgebung erforderlich sind. So bleibt mehr Zeit für die Kernaufgabe – die bestmögliche Versorgung der Patientinnen und Patienten.